Voorbeeldtraject voor installateurs: van wachtende offerteaanvragen naar één flow van aanvraag tot attest.
Een installateur leeft van offerteaanvragen, planning en papierwerk: keuringen, attesten, premiedossiers. Dat zit vaak verspreid over mailboxen, Excel en een whiteboard aan de muur. In dit traject komt het samen in één systeem, van de eerste aanvraag tot het attest na de keuring. Het platform bundelt elke installatie in één dossier, de koppelingen verbinden agenda, boekhouding en calculatie, en de website brengt offerteaanvragen gestructureerd binnen. Ploegen zien hun planning op hun telefoon en de klant volgt zijn installatie op zijn eigen pagina.
Een conceptuele samenwerking: zo zou het eruitzien.
Dit traject omvat:
- Een centraal platform
- Koppelingen & automatisering
- Een klantgerichte website
01
Uitdaging
Aanvragen blijven liggen in drukke weken en attesten zitten verspreid over mails.
02
Oplossing
Eén dossier per installatie met aanvraag, planning, attesten en een pagina voor de klant.
03
Aanpak
Eerst het volledige verhaal uittekenen, dan bouwen in fasen die elk meteen bruikbaar zijn.
04
Resultaat
Elke aanvraag krijgt meteen een opvolger en bij de keuring liggen alle stukken klaar.
01 — uitdaging
De offerteaanvraag ligt al drie weken in de mailbox
Aanvragen komen binnen via telefoon, mail en een webformuliertje, en wie niet snel antwoordt is de klant kwijt aan een concurrent. De planning hangt aan een whiteboard of zit in het hoofd van één iemand; ploegen bellen ’s ochtends om te horen waar ze moeten zijn. Technische fiches, keuringsattesten en premiedocumenten zitten verspreid over mails en mappen, en de klant belt om te vragen wanneer de installatie nu komt.
Waar het wringt
- De offerteaanvraag ligt al drie weken te wachten.
- Ploegen bellen ’s ochtends om te horen waar ze moeten zijn.
- Attesten en premiedocumenten zitten verspreid over mails en mappen.
- De klant belt om te vragen wanneer de installatie nu komt.
02 — oplossing
Eén dossier per installatie
Eén dossier per werf: de aanvraag, de offerte, de planning, het materiaal, de foto’s en alle attesten bij elkaar. Ploegen zien hun planning op hun telefoon, en de klant volgt zijn installatie via een eigen pagina in plaats van via de telefoon. Alle stukken voor keuring en premie zitten klaar in het dossier op het moment dat ze nodig zijn. Het systeem koppelt met wat je al gebruikt, zoals je boekhouding (Exact Online, Yuki, Billit, ...), je agenda (Outlook, Google, ...) en je calculatiepakket.
03 — aanpak
Bouwen in fasen die meteen werken
We tekenen eerst het volledige verhaal uit: welke stappen zet een installatie van aanvraag tot keuring, en wie doet wat. Daarbij bekijken we wat er al bestaat en wat je vandaag al gebruikt: soms is koppelen de beste keuze, soms vervangt het platform een pakket dat maar half past. Maatwerk bouw ik waar het echt meerwaarde heeft. Daarna bouw ik in fasen die elk meteen bruikbaar zijn: eerst het werfdossier en de planning, dan de koppelingen met agenda en boekhouding, tot slot de website met offertemodule. Je team stapt per fase over en hoeft nooit alles tegelijk om te gooien.
04 — resultaat
Van aanvraag tot attest in één flow
Elke aanvraag komt gestructureerd binnen en krijgt meteen een opvolger, en de website werkt intussen als leadmachine voor nieuwe offerteaanvragen. Ploegen weten waar ze moeten zijn, de klant ziet zelf de status van zijn installatie, en bij de keuring liggen alle stukken klaar. Niemand zoekt nog naar een attest.
05 — nadien
Daarna blijf ik aan boord
Na de oplevering blijft het systeem draaien onder een onderhoudsformule: updates, monitoring, back-ups en een vast aanspreekpunt voor vragen en kleine aanpassingen. En omdat alles op hetzelfde fundament staat, kan het bedrijf per stap verder bouwen wanneer het er klaar voor is. Denk aan onderhoudscontracten die mee in het systeem komen, een voorraadkoppeling, of een extra ploeg die mee in de planning stapt.
praktisch
- Doorlooptijd± 6 maanden
- BudgetVergelijkbaar met een extra medewerker voor de duur van het traject
vragen
Klinkt dit als jouw zaak?
Elk traject begint met een gesprek over hoe jouw zaak vandaag werkt. Vertel gerust waar jij tegenaan loopt, dan bekijken we samen hoe dit verhaal er voor jou zou uitzien.
