Voorbeeldtraject voor schrijnwerkers: van losse opmetingen naar één lijn van offerte tot plaatsing.
Een schrijnwerkerij leeft in twee werelden tegelijk: het atelier waar gemaakt wordt en de werf waar geplaatst wordt. Daartussen zitten offertes, opmetingen, tekeningen en leveringen, vaak verspreid over mails, mappen en de telefoon van de plaatser. In dit traject komt dat samen in één systeem, van de eerste aanvraag tot de plaatsing. Het platform bundelt elk project in één dossier, de koppelingen verbinden calculatie, boekhouding en agenda, en de website brengt aanvragen gestructureerd binnen. Het atelier weet wat het moet maken, plaatsers weten waar ze moeten zijn, en de klant volgt zijn project op zijn eigen pagina.
Een conceptuele samenwerking: zo zou het eruitzien.
Dit traject omvat:
- Een centraal platform
- Koppelingen & automatisering
- Een klantgerichte website
01
Uitdaging
Opmetingen, tekeningen en planning zitten verspreid tussen atelier en werf.
02
Oplossing
Eén dossier per project met opmeting, tekening, atelierplanning en een pagina voor de klant.
03
Aanpak
Eerst het volledige verhaal uittekenen, dan bouwen in fasen die elk meteen bruikbaar zijn.
04
Resultaat
Het atelier weet wat het maakt, plaatsers weten waar ze moeten zijn, de klant ziet de status.
01 — uitdaging
De opmeting staat in de telefoon van de plaatser
Elke aanvraag begint met een plaatsbezoek, en daar begint ook het zoeken: de opmeting staat op foto’s in een telefoon, de tekening in een map op de zaak, de afspraken in een mailthread. Het atelier en de werf werken elk op hun eigen ritme; wat wanneer gemaakt en geplaatst wordt, zit in het hoofd van de zaakvoerder. Offertes vragen een halve dag rekenwerk en blijven daardoor liggen in drukke weken, en de klant belt om te vragen wanneer zijn maatwerk nu klaar is.
Waar het wringt
- De opmeting staat op foto’s in de telefoon van de plaatser.
- Het atelier verneemt vrijdag wat maandag geplaatst moet worden.
- De offerte vraagt een halve dag rekenwerk en blijft daardoor liggen.
- De klant belt om te vragen wanneer zijn maatwerk klaar is.
02 — oplossing
Eén dossier per project, van opmeting tot plaatsing
Eén dossier per project: de aanvraag, de opmeting, de tekeningen, de offerte, de bestellingen en de planning bij elkaar. Het atelier ziet wat er deze week gemaakt moet worden, plaatsers zien hun adressen en vinden er meteen de opmeting en de tekening bij. De klant volgt zijn project via een eigen pagina, van offerte tot plaatsingsdatum. Het systeem koppelt met wat je al gebruikt, zoals je boekhouding (Exact Online, Yuki, Billit, ...), je agenda (Outlook, Google, ...) en je calculatie- of tekenpakket.
03 — aanpak
Bouwen in fasen die meteen werken
We tekenen eerst het volledige verhaal uit: welke stappen zet een project van aanvraag tot plaatsing, en waar wisselen atelier en werf elkaar af. Daarbij bekijken we wat er al bestaat en wat je vandaag al gebruikt: soms is koppelen de beste keuze, soms vervangt het platform een pakket dat maar half past. Maatwerk bouw ik waar het echt meerwaarde heeft. Daarna bouw ik in fasen die elk meteen bruikbaar zijn: eerst het projectdossier en de planning, dan de koppelingen met calculatie en boekhouding, tot slot de website met de aanvraagmodule. Je team stapt per fase over en hoeft nooit alles tegelijk om te gooien.
04 — resultaat
Atelier en werf op dezelfde lijn
Elke aanvraag krijgt meteen een dossier en een opvolger, en de offerte staat sneller buiten omdat de opmeting en de calculatie aan elkaar hangen. Het atelier plant vooruit in plaats van achter de feiten aan, plaatsers vinden alles bij hun adres, en de klant ziet zelf waar zijn project staat. De telefoon dient weer voor nieuwe aanvragen.
05 — nadien
Daarna blijf ik aan boord
Na de oplevering blijft het systeem draaien onder een onderhoudsformule: updates, monitoring, back-ups en een vast aanspreekpunt voor vragen en kleine aanpassingen. En omdat alles op hetzelfde fundament staat, kan het bedrijf per stap verder bouwen wanneer het er klaar voor is. Denk aan een voorraadkoppeling voor plaatmateriaal en beslag, onderhoud en herstellingen die mee in het systeem komen, of een extra ploeg die mee in de planning stapt.
praktisch
- Doorlooptijd± 6 maanden
- BudgetVergelijkbaar met een extra medewerker voor de duur van het traject
vragen
Klinkt dit als jouw zaak?
Elk traject begint met een gesprek over hoe jouw zaak vandaag werkt. Vertel gerust waar jij tegenaan loopt, dan bekijken we samen hoe dit verhaal er voor jou zou uitzien.
