Voorbeeldtraject voor keuringsbedrijven: van losse afspraken naar één flow van boeking tot attest.
Een keuringsbedrijf leeft van afspraken en verslagen: EPC’s, elektrische keuringen, asbestattesten. Aanvragen komen binnen via makelaars, notarissen en particulieren, de agenda staat vol rondes en elk bezoek eindigt in een verslag dat dezelfde avond nog geschreven moet worden. In dit traject komt dat samen in één systeem, van de eerste boeking tot het attest in de mailbox van de klant. Het platform bundelt elk adres in één dossier, de koppelingen verbinden agenda en facturatie, en de website laat klanten zelf een afspraak boeken. De deskundige vertrekt ’s ochtends met een logische ronde en het verslag vertrekt vanop locatie.
Een conceptuele samenwerking: zo zou het eruitzien.
Dit traject omvat:
- Een centraal platform
- Koppelingen & automatisering
- Een klantgerichte website
01
Uitdaging
Afspraken, ritten en verslagen lopen door elkaar en het attest laat op zich wachten.
02
Oplossing
Eén dossier per adres met afspraak, metingen, verslag en attest, en een boekbare agenda.
03
Aanpak
Eerst het volledige verhaal uittekenen, dan bouwen in fasen die elk meteen bruikbaar zijn.
04
Resultaat
Rondes rijden logisch, verslagen vertrekken vanop locatie en iedereen ziet de status.
01 — uitdaging
Elke avond eindigt met een stapel verslagen
Aanvragen komen binnen via telefoon en mail, van particulieren en vooral van makelaars en notarissen die snel een attest nodig hebben. De afspraken belanden in een agenda, de adressen in een lijstje, en de ronde van de dag kruist zichzelf omdat niemand tijd had om ze uit te tekenen. Ter plaatse verdwijnen metingen en foto’s in een telefoon, en het verslag wordt ’s avonds thuis geschreven. Intussen belt de makelaar om te vragen of het attest er al is, en wordt dezelfde aanvraag twee keer overgetypt: één keer in de agenda en één keer in de facturatie.
Waar het wringt
- De agenda staat vol en de ritten kruisen elkaar de hele dag.
- Verslagen worden ’s avonds thuis getypt.
- De makelaar belt om te vragen of het attest er al is.
- Elke aanvraag wordt twee keer overgetypt: in de agenda en in de facturatie.
02 — oplossing
Eén dossier per adres
Eén dossier per adres: de aanvraag, de afspraak, de metingen, de foto’s, het verslag en het attest bij elkaar. Klanten en makelaars boeken hun keuring via de website, de planning maakt er vanzelf een logische ronde van, en de deskundige vult het verslag ter plaatse in op tablet of telefoon. Zodra het attest klaar is, vertrekt het automatisch naar de klant en naar de makelaar die de aanvraag deed. Het systeem koppelt met wat je al gebruikt, zoals je boekhouding (Exact Online, Yuki, Billit, ...) en je agenda (Outlook, Google, ...).
03 — aanpak
Bouwen in fasen die meteen werken
We tekenen eerst het volledige verhaal uit: welke stappen zet een keuring van aanvraag tot attest, en wie doet wat. Daarbij bekijken we wat er al bestaat en wat je vandaag al gebruikt: soms is koppelen de beste keuze, soms vervangt het platform een pakket dat maar half past. Maatwerk bouw ik waar het echt meerwaarde heeft. Daarna bouw ik in fasen die elk meteen bruikbaar zijn: eerst het dossier en de planning, dan het verslag op locatie en de koppelingen met agenda en boekhouding, tot slot de website met de boekingsmodule. Je team stapt per fase over en hoeft nooit alles tegelijk om te gooien.
04 — resultaat
Van boeking tot attest in één flow
Aanvragen komen gestructureerd binnen en krijgen meteen een plek in de ronde. De deskundige werkt het verslag af op locatie, het attest vertrekt dezelfde dag, en makelaars en notarissen zien zelf de status van hun dossier. De avonden zijn weer vrij.
05 — nadien
Daarna blijf ik aan boord
Na de oplevering blijft het systeem draaien onder een onderhoudsformule: updates, monitoring, back-ups en een vast aanspreekpunt voor vragen en kleine aanpassingen. En omdat alles op hetzelfde fundament staat, kan het bedrijf per stap verder bouwen wanneer het er klaar voor is. Denk aan nieuwe keuringstypes die mee in het systeem stappen, een extra deskundige die mee in de planning komt, of rapportage voor de makelaars waarmee je vast samenwerkt.
praktisch
- Doorlooptijd± 6 maanden
- BudgetVergelijkbaar met een extra medewerker voor de duur van het traject
vragen
Klinkt dit als jouw zaak?
Elk traject begint met een gesprek over hoe jouw zaak vandaag werkt. Vertel gerust waar jij tegenaan loopt, dan bekijken we samen hoe dit verhaal er voor jou zou uitzien.
