Wat AI in een organisatie kan, hangt af van de dossiers die ze te lezen krijgt

De AI-modellen die een organisatie vandaag kan gebruiken, zijn voor iedereen dezelfde. Wat verschilt, is wat ze te lezen krijgen. In mijn eigen werk draaien dagelijks agents die een binnenkomende vraag in het juiste dossier zetten, een eerste versie van een tekst schrijven, of een stapel documenten doorzoeken. De kwaliteit van wat eruit komt, hangt af van de orde in wat erin gaat.

Wat een model te lezen krijgt, bepaalt het antwoord

Een model dat een geordend dossier per klant krijgt, beantwoordt na een uur vragen alsof het er jaren werkt. Hetzelfde model op drie mailboxen, een gedeelde schijf en een rekenblad met vier versies antwoordt even zelfverzekerd, en fout. Een fout antwoord dat overtuigend klinkt, kost meer dan geen antwoord.

Een organisatie met haar dossiers op één plek is klaar om te beginnen. Een organisatie met verspreide gegevens begint daar, en niet bij het model.

Beginnen bij het werk dat elke week terugkomt

De eerste taak voor AI is werk dat tijd kost en weinig oordeel vraagt: binnenkomende aanvragen samenvatten en klasseren, een conceptmail voor een offerte, het weekoverzicht dat iemand elke maandag met de hand maakt. Dat werk komt elke week terug, en het gaat fout op de dagen dat niemand er tijd voor heeft.

Werkt de automatisering daar betrouwbaar, dan komt de volgende taak erbij. Werkt ze daar niet, dan is dat geweten voor er iets gebouwd is.

Grenzen aan wat het model ziet

Vooraf ligt vast welke gegevens het model te zien krijgt en welke erbuiten blijven, waar die gegevens verwerkt worden, en wat de leverancier van het model ermee mag doen. Gaan er persoonsgegevens mee, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij, en gevoelige dossiers wachten tot die op papier staat. Die afspraken leggen ook vast wie waarvoor verantwoordelijk is als er iets misloopt.

De beslissing blijft bij het team

AI bereidt voor. Het team beslist. Een aanvraag die het model klasseerde, wordt door een mens bekeken voor er een antwoord vertrekt. Een tekst die het model schreef, wordt gelezen voor hij de deur uitgaat. Waar aansprakelijkheid aan hangt, tekent een mens.

Een chatbot die los van de werking op een website staat, is een gadget. Ernstig gebruik van AI begint bij orde in de eigen gegevens en eindigt bij een mens die het laatste woord houdt. Wat daartussen zit, is werk dat het model overneemt, één taak tegelijk.